5 tipů jak uspořádat Kick-off meeting

Vítejte u prvního dílu ze série článků zabývajících se různými typy společenských událostí ve firemní sféře, které mohou výrazně pomoci při budování zdravé firemní kultury, propagaci obchodní značky nebo při hledání nových pracovníků.

Dnes se budeme věnovat tématu Kick-off meetingů, jež patří mezi zahajovací akce nové sezóny či fiskálního roku.

1. Určete si cíl a obsah

Jak jsem již zmínil, Kick-off meeting se často řadí k prvním akcím roku a může mít velký vliv na firemní atmosféru po vánočních svátcích a novoročních oslavách. Touto dobou máte v managementu společnosti vyjasněné nové obchodní cíle, strategie nebo důležité události budoucího roku. Řadí se mezi ně například různé typy expanze, stěhování nebo zavádění nového produktu.

Hlavním účelem meetingu je tedy představení budoucích cílů a vizí ostatním ve společnosti.

Kritickým bodem je správné vysvětlení toho, jak chce společnost těchto cílů dosáhnout, jak bude na této cestě překonávat jednotlivé výzvy a překážky a jaké konkrétní kroky podniknete, aby byl nadcházející rok úspěšný.

Cílem je tedy budoucnost, nikoliv ohlížení se do minulosti či zhodnocení již uplynulého roku. K těmto účelům se používají jiné typy eventů, ale o těch si povíme v některém z následujících dílů.

2. Lidé jsou vaše nejcennější investice

Úspěšní manažeři ví, že svých cílů dosáhnou jen tehdy, pokud správně nadchnou podřízené pro plnění zadaných úkolů. Na začátku roku to platí dvojnásob. Pokud se nevhodně komunikuje důležité firemní rozhodnutí jako je například firemní stěhování nebo zavádění nového produktu, může takové sdělení vyvolat u zaměstnanců negativní reakce a pocity. Dosahování vašich cílů tak může být obtížnější.

Vy máte naopak jedinečnou šanci těmto problémům předejít. Kick-off meeting můžete spojit například i s teambuildingem a nastartovat tak pozitivní atmosféru, ze které budete těžit celý rok. Lidé vždy více ocení osobní a lidský přístup, než direktivní vedení a zbytečnou odměřenost.

Není nic horšího než v Česku velmi oblíbené novoroční maily se sděleními: “Vážení kolegové, v tomto roce vedení společnosti očekává nárůst obratu o 22 % a chtěli bychom tak překonat tržby v hodnotě 1 miliardy korun. S pozdravem, Vaše vedení.”

Zaměstnanci jsou vnímaví

Lidé tyto pozitivní i negativní signály velmi dobře vnímají, a to se vždy ukáže v krizových situacích. Časem a energií při motivování zaměstnanců tedy nešetřete, až budete potřebovat, tak se vám to vrátí. Zdravá firemní kultura je investice k nezaplacení, i když její úspěšné budování je běh na dlouhou trať.

3. Postavte se překážkám čelem!

Důvodů, proč se vedení společností tomuto typu akce vyhýbá, je spousta. Může to být tím, že se bojíte přímé konfrontace se zaměstnanci nebo veřejné negativní zpětné vazby. Důvodem může být i to, že vlastně vůbec nemáte nastavené žádné jasné cíle a spoléháte, že firma poběží tak nějak samospádem. V neposlední řadě můžete mít nastavené nereálné cíle, které však hodláte po podřízených vyžadovat. Pokud některý z bodů pasuje i na vás a pokračujete ve čtení, tak jste na správné cestě.

Nyní je ten správný čas, abyste si sami příčiny pojmenovali, přiznali si je a rozhodli se vydat správnou cestou. Cestou otevřené komunikace ke svým zaměstnancům. V opačném případě to můžete v následujících letech pocítit. Trh práce je nyní v České republice nesmlouvavý protivník.

Vy už ale víte, jak negativní průběh zvrátit. Nastartuje správné směřování vaší lodi jako správný kapitán a vykročte do nového roku správnou cestou. Právě listopad je totiž ideální čas na plánování Kick-off meetingu. Proč tomu tak je si vysvětlíme v následujících řádcích.

4. Je lepší vybrat prostory mojí firmy nebo volit jiné prostředí?

Úspěšný meeting závisí na spoustě faktorů. Jedním z nich je nepochybně výběr správné lokality. Nelze říci, že je lepší pořádání v prostorách společnosti, nebo v resortu na opačném konci republiky. Nám v IDEAS se osvědčilo pro naše klienty plánovat tento typ akce spíše v neutrálním prostředí. Různé resorty a eventové prostory mívají svoje konferenční a společenské místnosti. V kombinaci s cateringovými službami vám poskytnou kompletní servis a můžete tak vše elegantně vyřešit s jedním dodavatelem.

Uvolněná atmosféra pomáhá při vstřebávání důležitých informací

Zaměstnanci, pro které je tato akce především určena, se tak ocitají mimo prostory, kde tráví obvykle minimálně 40 hodin týdně. Mohou se tak více uvolnit, panuje méně formální atmosféra a všichni jsou pak mnohem lépe naladění. Schopnost lépe vstřebat i náročná sdělení či rozhodnutí se rapidně zvyšuje. Lidé se tak mohou potkat i s kolegy z různých poboček vaší společnosti. Nově nabyté informace mohou ihned řešit s ostatními a nacházet nové vazby, postupy a zkušenosti .

Naplánování akce tedy závisí i na velikosti vaší společnosti a počtu zaměstnanců. Stovky firem plánují termín a lokalitu v průběhu listopadu či prosince. V lednu či únoru už bývají ty nejlepší lokality obsazené. Sdělování vizí a cílů však uprostřed už probíhající sezóny prostrádá smysl, myslete tedy i na včasné zajištění lokality.

5. Zorganizovat takovou akci může být nákladné? Lze změřit její přínos?

Jak spočítat návratnost investice do akce může být na první pohled ošemetné. Pro naše klienty připravujeme propracované dotazníky, které slouží jako zpětná vazba k akcím.

Samozřejmě jsou ideální v kombinaci se soft zpětnou vazbou při pravidelných rozhovorech s jednotlivými pracovníky, které ve firmě pravidelně pořádáte.

Sbírejte zpětnou vazbu od členů týmu

Obsahem průzkumů je obvykle správné pochopení a osvojení vytyčených cílů. Takovéto průzkumy se opakují po několika měsících a ty už lze porovnat i s byznys čísly. Frekvence průzkumů může záviset na frekvenci zhodnocování cílů ve firmě (kvartálně, ročně či dlouhodoběji). Rozhodně se nemusíte obávat, že investujete do něčeho, kde si nebudete moc návratnost investice spočítat.

Závěrem

Ať už se rozhodujete, zda uspořádáte meeting svépomocí, nebo využijete služeb eventové organizace, tak však mějte stále na paměti, o jak důležitý event se jedná.

Já se na vás budu těšit u dalšího dílu tohoto seriálu a všem čtenářům přeji úspěšný zbytek týdne.